25 Jahre SOU

sou·matrixx gewährleistet lückenlose Umsetzung der neuen GoBD-Vorgaben für IT-gestützte Buchführungssysteme – Schnelles und betont effizientes Geschäftsprozess-Handling bei der korrekten Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente

Schwetzingen, 15. Dezember 2015. Zum 1. Januar 2015 sind in den Unternehmen erstmals die neuen Richtlinien der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) umzusetzen. Darunter fallen unter anderem die Anforderung an die Unternehmen, steuerlich relevante Dokumente korrekt aufzubewahren, sowie Regelungen zu den Möglichkeiten der elektronischen Speicherung. Hinzu kommen Vorschriften in Bezug auf die eingesetzte Technologie und den Zugriff durch Betriebsprüfer, genaue Vorgaben bestehen zudem hinsichtlich der Unveränderbarkeit von Belegen und Daten wie auch zu deren Protokollierung. Vor diesem Hintergrund beweist der Schwetzinger ERP (Enterprise Resource Planning)-Spezialist SOU einmal mehr, stets auf Augenhöhe mit den dynamischen legalen Rahmenbedingungen gerade im Buchführungsbereich zu sein. So sorgt die ERP-Lösung sou·matrixx im Zuge dieser neuen Bestimmungen für eine durchgängig GoBD-konforme Buchhaltung und elektronische Archivierung – schnell und effizient. So ist jederzeit sichergestellt, dass beispielsweise Änderungen in erfassten Belegen, Stammdaten und Programmen vollständig dokumentiert und somit auch für sachverständige Dritte nachvollziehbar sind.

„Mit den GoBD-Änderungen stehen Unternehmen vor der Herausforderung, alle Vorkehrungen dafür zu treffen, um handels- und steuerrechtlich relevante Dokumente und Daten in elektronischer Form korrekt aufzubewahren. Im Idealfall lässt sich dies problemlos bewerkstelligen, wenn eine entsprechend leistungsstarke und flexibel anpassbare ERP-Lösung im Einsatz ist, wie wir sie mit sou·matrixx anbieten“, kommentiert Marco Mancuso, kaufmännischer Geschäftsleiter bei SOU, die Bestimmungen, die nun erstmals zum Tragen kommen. „Das besondere Plus dabei ist, dass sou·matrixx im Zuge der Umsetzung der Neuregelungen die Anwender auch bei der komfortablen Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt.“

Bei Betriebsprüfungen ermöglicht sou·matrixx der Finanzverwaltung die komfortable Einsicht in elektronische Dokumente sowie deren Prüfung direkt am Bildschirm. Eine Volltextsuche gewährleistet hierbei, dass sämtliche archivierten Dokumente dateiübergreifend recherchiert und maschinell ausgewertet werden können. Zudem garantiert sou·matrixx über eine Protokollierungsfunktion, dass das elektronische Archivierungsverfahren gemäß den in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften in einer entsprechenden Dokumentation beschrieben ist – Änderungen in erfassten Belegen, Stammdaten und Programmen sind so im Zeitablauf lückenlos ersichtlich.

GoBD-Neuregelungen: Elektronische Archivierung im Fokus
Mit den neuen Richtlinien der GoBD sind Unternehmen verpflichtet, Belege in Papier- oder elektronischer Form zeitnah nach Eingang oder Entstehung zu sichern, um Verluste oder Manipulation auszuschließen. Hierfür ist es notwendig, organisatorische wie technische Vorkehrungen zu treffen, damit die jeweiligen Dokumente und Daten rechtzeitig archiviert werden. Dabei müssen die Unternehmen sicherstellen, dass die Unveränderbarkeit als zentrale Anforderung der GoBD sichergestellt wird, wobei eine reine Ablage im Dateisystem diese Anforderungen jedoch nicht erfüllt. Ebenso sind archivierte Objekte mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen, so dass sie sich verwalten und recherchieren lassen. Erforderlich ist zudem, dass elektronisch archivierte Objekte maschinell les- und auswertbar bleiben, sie dürfen also nicht verdichtet werden, da dabei steuerlich relevante Daten verloren gehen könnten.