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Was ist ERP?

In vielen Unternehmen und Organisationen werden Enterprise-Resource-Planning-Systeme eingesetzt, um alle geschäftlichen Prozesse funktionsübergreifend erfassen, planen und steuern zu können. Während anfangs diese komplexen Systeme nur in großen Betrieben oder Konzernen beliebt waren, unterstützen sie heute auch mittelständische und sogar kleine Unternehmungen. Entwickelt wurden diese Systeme für Industriebetriebe, um das Lagerwesen und den Materialeinsatz effektiv organisieren zu können. Inzwischen hat ERP jedoch fast alle Wirtschaftsbranchen erreicht. Das Gesamtpaket setzt sich dabei aus einzelnen Modulen zusammen, wie die Materialwirtschaft, die Produktion, Forschung/Entwicklung, das Rechnungswesen und die Buchhaltung, das Controlling, die Personalabteilung und die Anlagenverwaltung. Damit können alle Verantwortlichen in den Abteilungen auf einen einheitlichen Datensatz zugreifen, die gleichen Standards nutzen und vordefinierten Abläufen folgen. Voraussetzung ist eine gute Vernetzung innerhalb der Unternehmen. Oft wird die Software der ERP-Systeme speziell für die Unternehmen gefertigt oder Standardprogramme auf die konkreten Bedingungen angepasst. Der Einsatz solcher Systeme verspricht eine Kostenreduzierung sowie die Erhöhung der Effektivität der Abläufe.

Aufgabe eines ERP-Systems

Mit Hilfe des ERP-Systems werden alle Ressourcen des Unternehmens optimal geplant und gesteuert und so alle Abläufe optimiert. Im Wesentlichen geht es darum die erforderlichen Betriebsmittel, das Personal, das Material, das Kapital, die Informations- und die Kommunikationstechnik in der richtigen Zeit und in der richtigen Menge am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Das klingt einfach, ist jedoch in unserer Zeit des weltweiten Einkaufs und der oft ausgelagerten Produktion eine wahre Herausforderung.

Ziele von ERP

ERP soll die Computersysteme in den Abteilungen des Unternehmens, jedoch auch in Mutter- und Tochtergesellschaften von Konzernen vereinheitlichen. Da hier alle Geschäftsabläufe abgebildet werden, können viele Verantwortliche auf nur einmal angelegte Datensätze synchron zugreifen, zum Beispiel auf die Stammdaten eines Produktes. Diese Informationen stehen allen Berechtigten sofort zur Verfügung, damit soll der Informationsverlust verhindert und die interne Kommunikation verbessert werden. Die daraus entstehenden Synergien bringen eine enorme Kostenersparnis und erhöhen die Effektivität des Unternehmens. Ergebnis ist außerdem eine hohe Transparenz aller geschäftlichen Vorgänge, so lassen sich leicht Probleme erkennen und Lösungen erarbeiten. Damit soll eine höhere Flexibilität in der Planung und in der Produktion erreicht werden. Gleichzeitig dient das ERP-System zur Optimierung aller betrieblichen Abläufe mit dem Ziel der Kostenminimierung und der gleichzeitigen Ertragssteigerung. Insgesamt wird die Anzahl der eingesetzten Softwareanwendungen im Unternehmen verringert, das senkt die IT-Kosten und den Schulungsaufwand. Die umfangreiche Datensammlung im System ermöglicht dem Management, seine Kontroll- und Überwachungsfunkton effektiver zu erfüllen, denn alle Daten lassen sich unter beliebigen Gesichtspunkten jederzeit auswerten. So können zum Beispiel Angebote, Aufträge oder auch Verkäufe entsprechend des Deckungsbeitrages oder der Wertstellung ausgewertet werden.

Voraussetung für die Einführung des ERP-Systems

Ein Planungs- und Steuerungssystem für alle betrieblichen Abläufe muss individuell auf jedes Unternehmen zugeschnitten sein. Daher werden vor der Entscheidung für eine Software alle Vorgänge analysiert und berücksichtigt, wie sie die Prozesse im Unternehmen beeinflussen. Für kleine und mittlere Betriebe reichen oft Standardprodukte aus, die sich mit geringem Aufwand anpassen lassen. Hier gibt es auch bereits sehr gute Branchenlösungen. Große Konzerne beauftragen dagegen oft IT-Spezialisten mit der Programmierung ihrer konzernübergreifenden Systeme. Diese lassen sich dann insgesamt zu einem gewünschten Termin einführen, doch auch eine schrittweise Einführung in den einzelnen Abteilungen ist möglich.

Die Merkmale eines ERP-Systems

Gekennzeichnet ist das ERP-System durch seine einheitlichen Datenbanken, auf die alle Anwender zugreifen können. Insellösungen für einzelne Abteilungen gibt es nicht mehr, die Mehrfacherfassung von Informationen wird verhindert. Über vergebene Zugriffsrechte wird sichergestellt, dass keine Information in falsche Hände gerät. Alle Eingabemasken und Anwenderoberfläche sind vereinheitlicht, auch die Schnittstellen zu weiteren Softwareanwendungen. Alle Prozesse des Unternehmens sind miteinander verknüpft. Jede gespeicherte Information steht berechtigten Usern sofort zur Verfügung. Erfasst wird im Hintergrund außerdem, wer die Daten eingepflegt (oder geändert) hat und wann. Manipulationen und Betrug werden so verhindert.

Die Zusammenarbeit der einzelnen Funktionsbereiche

Innerhalb des betrieblichen Prozesses werden viele verschiedene Unternehmensbereiche tangiert, die im ERP abgebildet werden müssen. So liefert die Entwicklungsabteilung das vertriebsfertige Produkt, stellt damit wichtige Daten für die notwendigen Herstellprozesse einschließlich Materialbedarf her. Es obliegt der Einkaufsabteilung, die notwendigen Ressourcen dann zu beschaffen. Bereits hier erhält jedes Produkt seine Stammdaten, die auch die Kosten für den Materialeinkauf umfasst. Das Beschaffungswesen koordiniert alle Bestellungen und erfasst dafür die Daten der Lieferanten und die ausgehandelten Einkaufsbedingungen. Auf der Grundlage dieser Eingaben werden auch die Verkaufspreise kalkuliert, die im Vertrieb berücksichtigt werden. Gleichzeitig liefert die Verkaufsabteilung auch wichtige Informationen über die vorhandenen Absatzmärkte, die sich in den Verkaufszahlen (Menge und Umsatzhöhe) widerspiegeln. Marketingmaßnahmen lassen sich so gezielter einsetzen. Die Abrechnung der Ein- und Verkäufe erfolgt im Rechnungswesen. Die Buchhalter greifen auf die bereits vorhandenen Daten zu Kunden und Lieferanten zurück, erfassen Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie alle anderen relevanten Sachverhalte. Außerdem wickeln sie den Zahlungsverkehr ab. Damit schaffen sie die Grundlage für die Liquidationsplanung im Unternehmen. Die Personalabteilung ist verantwortlich dafür, dass genügend qualifizierte Mitarbeiter in allen Bereich zeitgerecht zur Verfügung stehen. Die Anlagenbuchhaltung ermittelt nicht nur die Höhe der Abschreibungen als Kosten für den Maschinenpark, sie plant auch den Ersatz von Equipment oder Neuanschaffungen.

Das Management hat auf alle Bereiche Zugriff. Ständige Soll-Ist-Vergleiche lassen Fehlentwicklungen sofort erkennen und ermöglichen zeitnahe Lösungen. Die schnelle Auswertung der Kostenstrukturen, der Märkte und der Umsatzentwicklungen können im umkämpften Wettbewerb den entscheidenden Vorteil bringen. Die ERP-Systeme ermöglichen eine aktive strategische Steuerung des Unternehmens.

Die ERP Funktionsbereiche im Überblick

Anwendungsgebiete Funktionsbereiche
Beschaffung
  • Einkauf und Bestellwesen
  • Lagerlogistik
  • Informationsmanagement
  • Materialwirtschaft
  • Abrufaufträge
  • Lieferantenbewertung
Fertigung
  • Produktion
  • Kalkulation
  • Projektmanagement
  • Qualitätsmanagement
  • Informationsmanagement
Absatz
  • Marketing
  • Vertrieb
  • Service
  • Informationsmanagement
Management
  • Unternehmensführung
  • Beschaffung
  • Fertigung
  • Absatz
Rechnungswesen
  • Buchhaltung
  • Controlling
  • Planung
Personalwesen
  • Bewerbungsmanagement
  • Azubi-Management
  • Allgemeines Personalwesen
  • Schichtpläne und Zeiterfassung
  • Mitarbeiter-Informationssystem
  • Seminarverwaltung

Die Zukunft der ERP-Systeme

Die bereits eingeführten Systeme zur Steuerung und Planung der Geschäftsabläufe werden sich künftig noch mehr an dem genauen Bedarf der Branche und des Unternehmens orientieren müssen. Softwareentwickler arbeiten an der Flexibilisierung ihrer Programme. Außerdem gewinnen mobile Lösungen an Bedeutung, Zugriffe auf die Daten werden auch über das Smartphone oder das Notebook benötigt. Hier werden künftig auch cloud-basierte Softwareanwendungen von Kunden gefragt sein.

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