25 Jahre SOU

Was ist HRM?

Als Human-Ressource-Management, kurz HRM, bezeichnet man alle Aufgaben die im Zusammenhang mit der Personalwirtschaft stehen. Diese beginnen mit der Personalbeschaffung und führen über das Entgelt und den Personaleinsatz bis hin zur Personalfreisetzung. Die Effizienz und Effektivität des HRM lässt sich oft nur schwer feststellen. Zu diesem Zwecke wurde das Personalcontrolling eingeführt, welches alle Prozesse und Strukturen im HRM beobachtet und analysiert. Zur Vereinfachung für das Unternehmen und die Personalabteilung gibt es spezielle Module für ERP-Systeme, diese Art der Personalarbeit wird auch als electronical Human-Ressource-Management, kurz eHRM bezeichnet. Diese Software führt automatisch Analysen durch und stellt alle Informationen zur Verfügung, die in diesen Bereichen von Bedeutung sind. Sowohl Arbeits- als auch Personalaufwand wird somit reduziert.

Bewerbungsmanagement als große Herausforderung

In der heutigen Zeit ist das Einstellen neuer Mitarbeiter eine große Herausforderung. Die verschiedenen Schulformen und Lehrpläne der Bundesländer erschweren es den Unternehmen den Wissensstand und die Qualifikation eines Bewerbers beurteilen zu können. Des Weiteren ist der Arbeitsmarkt so stark angewachsen, dass die Flut von Bewerbungen, besonders für große Unternehmen kaum noch zu bewältigen ist. Das HRM-Modul unterstützt Unternehmen schon beim Erstellen der Ausschreibungen, so dass zum Beispiel in eine vorgefertigte Maske nur noch die entsprechenden Qualifikationen und Anforderungen eingetragen werden müssen.

Anschließend können eingehende Bewerbungen gefiltert werden. Bewerber die nicht dem gewünschten Anforderungs- und Qualifikationsprofil entsprechen, werden direkt über das System selektiert und bekommen eine automatisierte Absage. Zusätzlich werden Profile direkt in das System eingepflegt um einen späteren Zugriff zu vereinfachen. Dies hat den Vorteil, dass der Datenverlust nahezu bei null liegt und der Zeitaufwand auf ein minimalstes reduziert wird.

Genaue und einfache Betreuung im Bereich Azubi-Management

Eine genaue Planung einer Ausbildung erfordert eine Menge Aufwand und Zeit. Denn im Gegensatz zu einem Festangestellten müssen Faktoren wie Schulzeiten, Abteilungswechsel sowie eine gute Betreuung zusätzlich beachtet werden. In diesem Fall übernimmt die Software die komplette Planung der Ausbildung, dazu gehört neben der Einteilung in Lernblöcke und Abteilungen, auch eine effizientere Versetzungsplanung. Zudem können auf einfachstem Weg Zeugnisse und Beurteilungen erstellt werden. Dadurch entsteht für die Auszubildenden eine klarere und bessere Betreuung. Die Personalabteilung kann erhebliche Zeit- und Organisationseinsparungen verzeichnen.

Das allgemeine Personalwesen einfach und übersichtlich aufgeschlüsselt

Besonders die täglichen Routinearbeiten, wie beispielsweise die Stammdatenpflege, sind oft sehr zeitaufwendig. Dabei inbegriffen ist unter anderem auch die Stammdatenpflege. In einem ERP-System müssen die Daten nur einmalig eingegeben werden oder werden sogar aus hinterlegten Lebensläufen rausgezogen. Dies gilt insbesondere für allgemeine Daten, wie Adresse oder Geburtsdatum, aber auch für spezielle Firmendaten, wie zum Beispiel Befristungen oder Abteilungszuordnungen. Zusätzlich können sämtliche Zeugnisse und Verträge hinterlegt werden, so dass eine einfache Verwaltung der Personalakte gesichert ist.

Ein weiterer Vorteil entsteht in der Verwaltung von Terminen. Durch das übersichtliche System können Urlaubspläne und Vertretungen schnell und einfach geplant werden und zusätzliche terminliche Fristen, wie für die Entgeltabrechnung, werden eingehalten. Außerdem können Vorlagen für Briefe, Anschreiben und Verträge hinterlegt werden.

Die Arbeitszeiten genau im Überblick

Besonders in industriellen Unternehmen ist die Erstellung von Schichtplänen für die Produktion eine sehr zeitraubende Unternehmung.

Durch die Einpflege der Daten in die Software kann anhand verschiedenster Faktoren eine Schichtplanung erfolgen, welche im Nachhinein ausgewertet werden kann. Diese „Einsatz-Nutzen-Auswertung“ führt zu einer Optimierung der Personalkosten.

Auch Unternehmen mit anderen Arbeitszeitsystemen können die Software zur Zeiterfassung und Auswertung der Mitarbeiter nutzen. Dies ist vor allem dann von Vorteil, wenn Überstunden bezahlt oder „abgefeiert“ werden dürfen.

Mitarbeiter-Informationssystem

HRM hat nicht nur einen Vorteil für die Personalabteilung sondern auch für alle anderen Mitarbeiter. Durch einen Intranet-Auftritt können Informationen zwischen den Mitarbeitern schnell kommuniziert werden und stehen gleichzeitig allen zur Verfügung. Des Weiteren können durch Plattformen Meinungen der Mitarbeiter zu Änderungen eingeholt werden, so dass eine Einbindung der Mitarbeiter in die Entwicklung des Unternehmens entsteht.

Durch die Erfassung der Personalereignisse, kann die Stellenbewirtschaftung übersichtlich dargestellt werden. Zu diesen Ereignissen zählen neben Einstellungen oder Personalbewegungen auch Arbeits- und Ausfallzeiten.

Die Software beinhaltet ein sogenannten „Employee Self Service“ (ESS), der dafür sorgt die Verwaltungsaufgaben der Personalabteilung zu vereinfachen und die Kommunikation unter den Mitarbeitern schneller zu gestalten. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter zum Beispiel eigenständig ihre Personalstammdaten pflegen oder Urlaubsanträge einreichen. Gleichzeitig können Änderungen über ein Intranet kommuniziert und für alle sichtbar gemacht werden.

Eine Vereinfachung für die Personalentwicklung stellt zum Bespiel das Anlegen einer „Eignungsprofil“-Datei dar. Diese kann Beurteilungen, Testergebnisse oder Eigenschaftsprofile enthalten, so dass ein Personalentwicklungsbedarf bestimmt werden kann, der sich dann auf eine neue Stelle, eine neue Abteilung oder neue Aufgaben bezieht.

Fortbildung als Pflicht der Unternehmen

Zur langfristigen Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen, müssen heute neben einer ausgewogenen Work-Life-Balance auch Fortbildungen auf dem Pflichtprogramm stehen. Dies richtet sich besonders an Mitarbeiter die sich weiterbilden möchten, aber auch Mitarbeiter denen das technische Know-how fehlt. Die HRM-Software unterstützt Unternehmen in der gesamten administrativen Abwicklung dieser Weiterbildung. Die Auswahl geeigneter Veranstaltungsorte, Dozenten, Seminarteilnehmer und Programme anhand der vorhergehenden Eingabe des Profils sowie eine einfache Darstellung von Seminarkatalogen wird durch die Software ermöglicht.

Anschließend kann über die Software eine Auswertung der Beurteilungs- und Bewertungsbögen erfolgen, welche statistisch analysiert werden. Abschließend kann eine problemlose und schnelle Kostenplanung und -abrechnung von statten gehen.

Vorteile bei der Einführung eines HRMs

Neben den oben genannten Möglichkeiten kann ein HRM-System vor allem die Kommunikation und somit auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen. Die Mitarbeiter fühlen sich in den Prozess mit einbezogen und haben das Gefühl, dass sie an der Entwicklung des Unternehmens teilhaben. Gleichzeitig spart die Personalabteilung Kosten und Zeit und kann sich somit auf die wirklich wichtigen „Baustellen“ konzentrieren. Als Geschäftsführer lohnt sich die Einführung vor allem aufgrund der vielen analytischen Möglichkeiten und der genauen Überwachung. Außerdem kann sich dadurch ein Überblick über die Personalstruktur und das Arbeitsklima verschafft werden.

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