Suche

Digital und Papier auf gleicher Höhe

Bereits 47 Prozent der deutschen Mittelständler organisieren und verwalten ihre Dokumente digital – das ist das Ergebnis der vom Digitalverband Bitkom in Auftrag gegebenen repräsentativen Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“, für die 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern befragt wurden. Im Vergleich dazu hatte im Jahr 2017 nur jedes dritte Unternehmen seine Dokumente digital gemanagt.

Die Gründe für die gestiegene Akzeptanz des „digitalen Büros“ liegen auf der Hand, sorgt doch ein leistungsstarkes Dokumenten-Management-System für eine durchgängig revisionssichere Ablage und Archivierung von Daten – entsprechend den Vorgaben des Gesetzgebers. Außerdem bietet es einen komfortablen Ad-hoc-Zugriff auch über mobile Geräte und lässt sich zudem jederzeit flexibel auf individuelle Anforderungen anpassen. Alle eingehenden Belege wie etwa Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge werden gescannt, automatisch verschlagwortet und archiviert – nachfolgend lassen sich diese externen genauso wie selbst generierte Dokumente aller Art automatisiert strukturieren, indexieren, verarbeiten, mit definierten Zugriffsrechten versehen und ablegen. Bedienerfreundliche Suchfunktionen garantieren eine lückenlose Auftragsverfolgung und ersparen zugleich aufwändige Recherchen, indem serverseitig OCR (Optical Character Recognition) als Volltexterkennung die Stichwortsuche innerhalb der Dateien ermöglicht.

Laut der Umfrage nutzen 58 Prozent der befragten Unternehmen (9 Prozent mehr als 2017) dabei die Cloud für die Dokumentenverwaltung und -organisation. Gründe hierfür sind die niedrigeren Kosten, aber auch die knappen IT-Ressourcen im eigenen Haus. Nicht zuletzt überzeugt auch die zumeist höhere Sicherheit der Datenspeicherung in der Cloud gegenüber internen IT-Lösungen.

Vor diesem Hintergrund bietet das Dokumenten-Management-System sou.matrixx_DMS von SOU alle Funktionalitäten zur revisionssicheren Verarbeitung und Archivierung von Geschäftsprozessen in Papierform, als E-Mail, PDF oder Office-Datei. Dabei reduziert sou.matrixx_DMS deutlich den Aufwand an Zeit und Kosten für Ablage, Rückstellungen und Wiedervorlagen. Positiver Nebeneffekt: Auf diese Weise werden auch im Kundenkontakt die Reaktionszeiten nachhaltig minimiert.

>> Mehr dazu unter https://www.sou.de/erp/

Die Presse berichtet

pt-magazin.de ERP-Software – KMU profitieren heute von Werkzeugen, die einst Konzernen vorbehalten waren +++ Man muss durchaus etwas weiter zurückschauen in der Geschichte betriebs­wirtschaftlicher Software-Lösungen. Damals war es nur Konzernen und Großunter­nehmen vorbehalten, ihre Prozesse durch den Einsatz von Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösungen zusammenzuführen und zu optimieren. Zu komplex und starr waren diese Systeme hingegen […]

Innovation und digitale Transformation: Was 2019 war und 2020 bringt

Wohin steuert der Markt für Beratungs- und IT-Dienstleister im kommenden Jahr? Für seine aktuelle Studie „Der Markt für IT-Beratung und IT-Service in Deutschland“ hat das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Lünendonk & Hossenfelder insgesamt 70 IT-Dienstleister in Deutschland befragt und dabei deren Markt- und Umsatzprognosen für die kommenden Jahre abgefragt. Im Ergebnis investieren die Unternehmen allen weltweiten […]

Digital und Papier auf gleicher Höhe

Bereits 47 Prozent der deutschen Mittelständler organisieren und verwalten ihre Dokumente digital – das ist das Ergebnis der vom Digitalverband Bitkom in Auftrag gegebenen repräsentativen Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“, für die 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern befragt wurden. Im Vergleich dazu hatte im Jahr 2017 nur jedes dritte Unternehmen seine Dokumente […]

Datenqualität – Dreh- und Angelpunkt einer erfolgreichen Systemeinführung

Bei den Vorbereitungen zur Einführung einer ERP-Software ist an vieles zu denken. Ein entscheidender Faktor ist dabei das Thema Datenmigration, wie die Trovarit AG in ihrem aktuellen Whitepaper erläutert. Die Marktanalysten bedienen sich dabei eines Kniffs, denn sie bündeln am Beispiel eines fiktiven Unternehmens ganz typische und in Bezug auf Aufwand und Komplexität vielfach unterschätzte […]