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Digital und Papier auf gleicher Höhe

Bereits 47 Prozent der deutschen Mittelständler organisieren und verwalten ihre Dokumente digital – das ist das Ergebnis der vom Digitalverband Bitkom in Auftrag gegebenen repräsentativen Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“, für die 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern befragt wurden. Im Vergleich dazu hatte im Jahr 2017 nur jedes dritte Unternehmen seine Dokumente digital gemanagt.

Die Gründe für die gestiegene Akzeptanz des „digitalen Büros“ liegen auf der Hand, sorgt doch ein leistungsstarkes Dokumenten-Management-System für eine durchgängig revisionssichere Ablage und Archivierung von Daten – entsprechend den Vorgaben des Gesetzgebers. Außerdem bietet es einen komfortablen Ad-hoc-Zugriff auch über mobile Geräte und lässt sich zudem jederzeit flexibel auf individuelle Anforderungen anpassen. Alle eingehenden Belege wie etwa Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge werden gescannt, automatisch verschlagwortet und archiviert – nachfolgend lassen sich diese externen genauso wie selbst generierte Dokumente aller Art automatisiert strukturieren, indexieren, verarbeiten, mit definierten Zugriffsrechten versehen und ablegen. Bedienerfreundliche Suchfunktionen garantieren eine lückenlose Auftragsverfolgung und ersparen zugleich aufwändige Recherchen, indem serverseitig OCR (Optical Character Recognition) als Volltexterkennung die Stichwortsuche innerhalb der Dateien ermöglicht.

Laut der Umfrage nutzen 58 Prozent der befragten Unternehmen (9 Prozent mehr als 2017) dabei die Cloud für die Dokumentenverwaltung und -organisation. Gründe hierfür sind die niedrigeren Kosten, aber auch die knappen IT-Ressourcen im eigenen Haus. Nicht zuletzt überzeugt auch die zumeist höhere Sicherheit der Datenspeicherung in der Cloud gegenüber internen IT-Lösungen.

Vor diesem Hintergrund bietet das Dokumenten-Management-System sou.matrixx_DMS von SOU alle Funktionalitäten zur revisionssicheren Verarbeitung und Archivierung von Geschäftsprozessen in Papierform, als E-Mail, PDF oder Office-Datei. Dabei reduziert sou.matrixx_DMS deutlich den Aufwand an Zeit und Kosten für Ablage, Rückstellungen und Wiedervorlagen. Positiver Nebeneffekt: Auf diese Weise werden auch im Kundenkontakt die Reaktionszeiten nachhaltig minimiert.

>> Mehr dazu unter https://www.sou.de/erp/

Die Presse berichtet

chefbuero.de Einzel- und Serienfertiger Endres bildet die Wertschöpfungskette komplett ab +++ Innovation führt nicht alleine durch qualifiziertes Personal und modernste Maschinentechnik zum Ziel. Vor diesem Hintergrund hat sich der CNC-Spezialist Endres dazu entschlossen, sein vorhandenes Warenwirtschaftssystem durch eine durchgängige Softwarelösung abzulösen und alle Prozesse in der ERP-Software sou.matrixx von SOU zu konsolidieren …   Der […]

Data Management – ohne geht’s nicht mehr

Wie gestaltet sich derzeit das Datenmanagement in deutschen Unternehmen? Antworten auf diese Frage liefert die aktuelle Studie „Data Management & Data Quality 2020“, herausgegeben von COMPUTERWOCHE, CIO, TecChannel und ChannelPartner. Befragt wurden hierfür oberste (IT-)Verantwortliche von Unternehmen in der D-A-CH-Region: strategische (IT-)Entscheider im C-Level-Bereich und in den Fachbereichen (LoBs), IT-Entscheider und IT-Spezialisten aus dem IT-Bereich […]

ACW-Film: Flexibilität ist Trumpf dank sou.matrixx

Spezialist für Verpackungsfolien optimiert Geschäftsprozessmanagement mit leistungsstarker ERP-Lösung von SOU   Schwetzingen und Dresden, 30. April 2020. Hohe Flexibilität und kurze Reaktionszeiten kennzeichnen das Geschäftsmodell der ACW-Film GmbH & Co. KG als einem Experten für Spezial- und Nischenprodukte im Verpackungsfoliensegment. Mit der Entscheidung zum Einsatz der modular aufgebauten ERP (Enterprise Resource Planning)-Lösung sou.matrixx profitiert das […]

Pflicht statt Kür: E-Invoicing bei Lieferbeziehungen mit der öffentlichen Hand

Ab 27. November 2020 besteht für Unternehmen aller Größen die Verpflichtung, alle Rechnungen an den Bund elektronisch auszustellen. Das bedeutet, dass sie digital signiert und unter Einhaltung von Compliance-Anforderungen zu senden und zu empfangen sein müssen. Natürlich steht nicht jedes Unternehmen in seiner Geschäftstätigkeit bereits heute als Lieferant im Kontakt mit öffentlichen Stellen, doch nichtsdestotrotz […]