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ERP-Auswahl: So treffen Sie die richtige Entscheidung bei der Suche nach der passenden Lösung

Ausreichender Funktionsumfang, ERP-Partner auf Augenhöhe und realistisch geplante Einführungsprojekte sind das A und O für maximale Zufriedenheit

 

Die Wahl eines ERP-Systems ist für kleine und mittelständische Unternehmen eine wichtige Entscheidung. Denn nur mit der passenden Lösung können sie auch die Zielsetzungen erreichen, die sie sich vornehmen. Wie die Auswahl einer passenden ERP-Lösung gelingt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

 

Sorgfalt und Effizienz bei der Auswahl

Für die Suche nach einem geeigneten ERP-System sollte ein Mitarbeiter oder eine Projektgruppe und genug Zeit bereitgestellt werden. Für die Projektverantwortlichen ist es dann sinnvoll, aktuell gelebten Prozesse zu prüfen. Daraus können schneller Erkenntnisse gewonnen werden, was ein geeignetes ERP-System an Anforderungen erfüllen muss.

Ein kurz zusammengefasstes Anforderungsprofil wird dabei bereits unterstützend, in der Vorauswahl auf geeignete ERP-Anbieter aus der bestehenden Vielzahl an ERP-Anbietern zuzugehen. Anhand der zurückgespielten Informationen ist es einfacher, Anbieter für die nachfolgenden Produktpräsentationen präziser auszuwählen.

Eine Produktpräsentation selbst sollte in zwei wesentlichen Punkten überzeugen: 1. Die zuvor abgestimmten Anforderungen werden anhand eines individuellen Produktbeispiels berücksichtig und 2. Die Kommunikation zwischen allen Beteiligten findet auf Augenhöhe statt.

 

ERP-Projektplanung mit Weitblick

Ist die Entscheidung für ein ERP-System gefallen, sollte gemeinsam mit dem ERP-Partner eine detaillierte Projektspezifikation erarbeitet werden. Über eine solche Projektspezifikation erhält das Unternehmen ein unerlässliches Fundament für die Planungssicherheit des gesamten ERP-Projektes. Denn hier sollten u.a.: Zeitraum von Projektstart bis GO-LIVE, die zu implementierenden Themenbereiche, die Bereitstellung der eigenen Personalressourcen und Projektkosten verständlich definiert sein. Das schafft bereits in diesem Schritt mehr Vertrauen und Akzeptanz bei allen Anwendern.

 

Datenmigration

Wer ein ERP-System einführt oder auf ein Neues umsteigt, sollte dafür den Umgang mit vorhandenen Stammdaten regeln. Werden Stammdaten in das neue System migriert oder wird mit einer „grünen Wiese“ begonnen? Der Projektleiter des ERP-Partners sollte hier mit seiner Einschätzung und Erfahrung ein fester Ansprechpartner in der Entscheidung wie Umsetzung sein können.

„Nicht immer ist eine Datenübernahme sinnvoll. Andererseits bietet eine Datenmigration dem Unternehmen auch immer die Möglichkeit, sich von „Datenleichen“ zu trennen und mit einer sauberen Datenbank im neuen System zu starten.“ So Marco Mancuso, CEO SOU AG.

 

Neugestaltung von Prozessen diskutieren

Hier gilt es insbesondere für den ERP-Anbieter, alle Anwender von Anfang an einzubeziehen. Es ist ratsam, gemeinsam mit dem ERP-Berater die bestehenden Prozesse zu erörtern und offen für Neugestaltungen zu sein. Das ermöglicht maximale Optimierung der Prozesse und erhöht die Mitarbeiterakzeptanz beim Umgang mit der neuen Software.

 

Mehr Mitarbeiterakzeptanz durch das richtige Schulungskonzept

Was bislang das Vertrauen und die Akzeptanz der Mitarbeiter für das neue System gefördert hat, kann nur mit dem richtigen Schulungskonzept nachhaltige Zufriedenheit gewinnen. Wichtig ist vor allem insbesondere, dass Mitarbeiter in einer Schulung mit dem neuen System UND den neu definierten Prozessen arbeiten. Diese Vorgehensweise nimmt nicht zuletzt oft die Angst vor Fehlern, die Mitarbeiter beim GO-LIVE entwickeln können.

 

Alles auch einer Frage der Philosophie

Bei der Wahl einer ERP-Software gibt die Einstellung und des Anbieters den wichtigsten Hinweis über Erfolg oder Misserfolg eines gemeinsamen ERP-Projektes. Es steht außer Frage: Funktionsumfang und Budget müssen der Planung entsprechen. Die beste ERP-Software nützt allerdings nichts, wenn die Philosophie des ERP-Partners nicht zum Unternehmen passt.

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