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ERP & Dokumentenmanagement als unschlagbares Doppel für mehr Effizienz

ERP und Dokumentenmanagementsystem (DMS) sollten eng verzahnt sein, um das volle Potenzial einer Prozessoptimierung ausschöpfen zu können. Im Idealfall ist das DMS in der ERP-Lösung standardisiert integriert.

Digitale Prozesse sind Voraussetzung, wenn Unternehmen auch in Zukunft erfolgreich und effizient arbeiten wollen. Wichtigster Dreh- und Angelpunkt dabei ist ein modernes ERP-System. Die Kühr der digitalen Prozessoptimierung bilden ERP und DMS zusammen. Im Idealfall ist das DMS deshalb standardisiert im ERP-System integriert ist.

Warum bringt ein DMS mehr Effizienz auf die Strecke?

Dazu sagt Melanie Knauer, Sales SOU AG: „Es ist ganz einfach: Es gibt kein Unternehmen, welches ohne Dokumente, wie z.B. Angebote, Rechnung, Aufträge oder auch Zeichnungen und CAD-Dateien im produzierenden Gewerbe bis hin zu Dokumenten jeglicher Dateiform kommuniziert. Also reden wir von elementaren Bestandteilen der Prozesse. Durch die Kombination beider Software-Komponenten können Prozesse um ein Vielfaches effizienter gestaltet werden. Zumal der Trend in Richtung papierloses Arbeiten geht, was nur mit einem entsprechenden DMS umzusetzen ist.“

Die Vorteile eines DMS liegen klar auf der Hand: Mehr Transparenz durch die zentrale Verwaltung von Dokumenten entlang der gesamten Prozesskette und eine enorme Zeitersparnis bei der Suche nach Dokumenten. In Kombination mit einem ERP-System entwickelt sich das DMS zu einem zentralen und mächtigeren Werkzeug für mehr Effizienz im Arbeitsalltag. „Die Kopplung von ERP und DMS macht dokumentenbasierte Prozesse schneller und weniger fehleranfällig.“ so Melanie Knauer, Sales SOU AG, weiterführend zu den wesentlichen Vorteilen im Punkto DMS.

DMS als Standard-Feature in der ERP-Lizenz

Ein DMS gehört zum Must-have für eine effektive Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Zukunftsweisende ERP-Anbieter haben diesen Trend längst erkannt. Unternehmen auf der Suche nach einer passenden ERP-Lösung sollten das DMS daher nicht nur als Anforderung berücksichtigen, sondern gezielt Ausschau nach ERP-Lösungen mit standardisiert integrierten DMS in der ERP-Lizenz halten.

Als moderner und zukunftsweisender ERP-Dienstleister bietet SOU AG diesen Standard für ihre ERP-Software sou.matrixx. Das integrierte DMS ermöglicht nicht nur die Verwendung aller Dateiformate von klassischen Textverarbeitungsprogrammen bis hin zu Konstruktionsdateien, sondern auch mehrere Optionen der Dokumentenverwaltung. Die Ablage eines Dokuments kann in sou.matrixx so u.a. direkt am Prozess oder via Verlinkung auf externe Strukturen wie File Server und SharePoint erfolgen.

Ein besonderes Highlight der ERP-Software sou.matrixx bietet die systemweit integrierte Volltextsuche. Diese richtet die Suche systemweit auf alles Datenfelder sowie sämtliche als Anlage abgelegten Dokumente aus.

Erfahren Sie mehr unter https://www.sou.de/erp

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