25 Jahre SOU

Mehr als nur Dekor
Mit den süßen Produkten der im schwäbischen Calw ansässigen Girrbach Süßwarendekor GmbH wird jedes Backwerk perfekt. Um gleichzeitig auch im Management der Geschäftsprozesse rund um Herstellung und Vertrieb der Schokoaufleger, Zucker-Streudekore, Marzipan-Dekore, Confiserie Präsente & Co. optimal agieren zu können, kommt seit Mai 2005 eine neue ERP-Lösung zum Einsatz.

Bis zur Entscheidung zugunsten des Enterprise Resource Planning (ERP)-Systems sou·matrixx der SOU Systemhaus GmbH nutzte Girrbach ein kleineres Warenwirtschaftssystem mit einem überschaubaren Funktionalitätsspektrum, das den Anforderungen nicht mehr gerecht wurde, erinnert sich Andreas Strempel, kaufmännischer Leiter und Prokurist bei Girrbach: „Wir suchten daher eine stabile Lösung, die aussagekräftige Auswertungen bereitstellt und durch die Nebensysteme wie Exceltabellen und Handlisten überflüssig werden; zudem sollten künftig alle Kunden und Artikelstammdaten an einem Ort abrufbar sein.“

Hardwareseitig sollte die neue Software zudem auf der bestehenden IBM AS/400 lauffähig sein. Innerhalb des anschließenden Auswahlprozesses unter verschiedenen Anbietern konnte SOU mehrfach punkten. So überzeugte neben der Möglichkeit eines problemlosen Übergangs vom Altsystem auf die neue Lösung und der komfortablen Anbindung an Microsoft Word und Excel auch die Art und Weise, wie sich das Schwetzinger Softwarehaus positioniert: „Ein mittelständischer Anbieter mit klaren Strukturen, namentlich bekannten Ansprechpartnern und kurzen Entscheidungswegen“, so Andreas Strempel.

Livestart innerhalb drei Wochen
Seit mehr als 40 Jahren agiert Girrbach Süßwaren erfolgreich am Markt und exportiert seine Waren in mehr als 40 Länder; die umfassende Produktpalette unterliegt dabei strengsten Kriterien an Qualität und Sicherheit und ist nach internationalen Standards zertifiziert. Einen besonderen Stellenwert hat die gemeinsame Produktentwicklung mit den Kunden, beispielsweise Torten- Eiscreme- und Gebäckhersteller oder aus der Milchwirtschaft.

Nachdem im November 2002 die Entscheidung zugunsten von sou·matrixx gefallen war, startete das Projekt im Januar 2003 mit der sukzessiven Einführung der Module für Beschaffung, Fertigung und Absatz sowie dem Anlegen der verschiedenen Nutzerportale – zunächst noch auf der bis dato vorhandenen IBM AS/400, die ab Ende April 2005 von IBM i5, Modell 520, abgelöst wurde. Daneben kommen Lohn- und Finanzwesen mit Anlagenbuchhaltung sowie ein Produkt zur Zeiterfassung von anderen Anbietern zum Einsatz. Über die Anbindung der Fremdlösungen an das ERP-System können nun beispielsweise die Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit der Fibu-Software gemanagt werden; zudem sind eine Unified Messaging- Lösung und eine Excel-Verknüpfung integriert. Die Livestartphase beinhaltete drei sehr arbeitsintensive Wochen. Die ersten Schulungen der Mitarbeiter fanden dabei noch in den Seminarräumen der Schwetzinger statt, alle nachfolgenden dann bei Girrbach in Calw. Insgesamt nutzen dort seit dem Echtstart am 1. Mai 2005 insgesamt etwa 35 Mitarbeiter an mit Microsoft Office/Windows XP ausgestatteten PCs die ERPFunktionalitäten.

Statistiken für die Geschäftsleitung
Die ERP-Software plant, steuert und überwacht alle Teilbereiche der Beschaffung (SCM), der Fertigung (PPS) und des Absatzes (CRM) und ist flexibel für unterschiedliche Branchen konfigurierbar. Zu den wichtigsten Programmfunktionen zählt die Möglichkeit, für die Geschäftsleitung Statistiken zur Auftragssituation zu erstellen – hier war Girrbach zum Teil in die Entwicklung mit involviert, so dass das Tool entsprechend exakt auf die Bedürfnisse angepasst ist.

Des Weiteren kommen die Funktionalitäten für Vertriebsmanagement, Lagerlogistik, Materialwirtschaft und Fertigung intensiv zum Einsatz, so dass zahlreiche positive Veränderungen innerhalb der Geschäftsprozesse zu verzeichnen sind, wie Andreas Strempel erläutert: „Früher wurde im Verkaufsinnendienst die Auftragserfassung durchgeführt, während die Überwachung der Lieferbereitschaft im Versand stattfand – heute hat der Verkauf das Wissen um die Situation seiner Aufträge selbst in der Hand und kann bei absehbaren Problemen sofort eingreifen.“ Auch wird heute der Wareneingang zuerst verbucht, bevor die Ware auf die Lagerplätze verteilt wird, und steht schneller bereit.

„Wir haben nicht einfach ein bestehendes System durch ein neues ersetzt, sondern viele Möglichkeiten hinzugewonnen“, resümiert Andreas Strempel. Dazu kommen kurze, direkte Wege mit ebenso schnellen wie flexiblen Entscheidungen und die zügige Behebung von Problemen. Dabei können die Mitarbeiter bei kleineren Problemen jederzeit die SOU-Helpline kontaktieren; Änderungen, die alle betreffen, laufen gebündelt beim Projektkoordinator auf. „Und auch wenn es im Formularwesen und bei der Schnittstellengenerierung für Eingangs- und Ausgangsrechnungen zunächst noch etwas hakte, gefällt uns einfach die Übersichtlichkeit sämtlicher Prozesse, da sie alle im ERP-System abgebildet werden“, führt Andreas Strempel weiter aus. „Aufgrund dieser Erfahrungen sind wir auch schon mitten im nächsten SOU-Projekt: den Programmierarbeiten für eine Integration von EDI.“