25 Jahre SOU

Was tun, wenn der IT-Dienstleister die Weiterentwicklung seiner ERP (Enterprise Resource Planning)-Lösung einstellt? Vor diesem Problem stand die Dr. Hobein (Nachf.) GmbH, bekannt für die EUBOSHautpflegeprodukte. Die Herausforderung: einen neuen Softwareanbieter zu finden, dessen Lösung die hauseigenen Prozesse sowohl im bestehenden Geschäft als auch zukünftig optimal abbilden kann. Der Entschluss fiel zugunsten von sou·matrixx, der ERP-Lösung der SOU Systemhaus GmbH & Co. KG – gefolgt von einer Punktlandung in der Umsetzung.

Eine gute Vorbereitung ist alles, um das beste Ergebnis zu erzielen. Im Sinne dieser alten, aber doch so wahren Tatsache, die die Dr. Hobein (Nachf.) GmbH auch bei der Herstellung ihrer Hautpflegeprodukte lebt, stellte sich das Traditionsunternehmen im Jahr 2007 dem IT-Projekt‚ Suche nach einem neuen ERPAnbieter’. Grund dafür war die Ankündigung des bisherigen Dienstleisters, die Weiterentwicklung seiner Lösung einzustellen, die bis dato bereits fast 15 Jahre im Einsatz gewesen war – ein großer und wichtiger Schritt also, diese buchstäblich alten Zöpfe abzuschneiden und Neuland zu betreten. Im Rahmen der Vorarbeiten stand am Anfang eine komplette Visualisierung der Unternehmensprozesse durch das verantwortliche Kernteam, bestehend aus den Leitern der Bereiche IT, Betrieb und Logistik. Unterstützung lieferte dabei ein externer Berater. Ziel war es, auf der Basis einer intensiven Prozessanalyse den Ist-Zustand und damit die Anforderungen an das künftige System exakt zu ermitteln. Im Ergebnis ist ein umfassender Anforderungskatalog entstanden, in dessen Mittelpunkt ein hoher Identifizierungsgrad der Software stand: Sie sollte zum einen branchentypische Aspekte berücksichtigen und zum anderen bereits im Standard einen hohen Grad an passgenauen Funktionalitäten vorhalten, um zeit- und kostenaufwendige Individualprogrammierungen möglichst zu vermeiden. Gleichzeitig sollte die Lösung plattformunabhängig sowie leicht bedienbar sein und über eine anwenderfreundliche grafische Oberfläche verfügen.

Gesucht: der passende IT-Partner und Lösungsanbieter
Um die neue Lösung zu finden, dienten neben Messebesuchen vor allem Workshops im eigenen Unternehmen als wertvolle Entscheidungshilfe – sukzessive reduzierte sich so die Zahl der in Frage kommenden, größtenteils mittelständisch aufgestellten IT-Dienstleister. Die Schwetzinger ERPSchmiede SOU konnte sich schließlich gegen namhafte Mitbewerber mit zum Teil branchenspezifischen Systemen durchsetzen und bei den harten wie den weichen Faktoren voll überzeugen. Ein mit entscheidender Faktor waren dabei die präzise strukturierten Präsentationen auf der Grundlage des Pflichtenhefts. Anwendungsseitig deckt sou·matrixx zudem bereits im Standard eine Vielzahl an Funktionalitäten ab und lässt sich aufgrund der durchgängigen Flexibilität für unterschiedliche Branchen konfigurieren. Die Software ist darüber hinaus intuitiv erlernbar und eignet sich optimal für einen Einsatz auf der vorhandenen IBM iSeries. Als Mittelständler kann SOU zudem mit kurzen Kommunikationswegen punkten und auch die berühmte Chemie zwischen den Beteiligten stimmte.

Wohlüberlegt im Vorfeld statt kopfüber ins Projekt
Mit dem Vertragsabschluss im Januar 2009 wurde der Livestart für Anfang Januar 2010 festgelegt und auch kostenseitig ein konkreter Rahmen fixiert. Danach starteten umgehend die Vorbereitungen für die Einführung der kompletten ERP-Lösung mit den Modulen Beschaffung/SCM (Supply Chain Management) , Fertigung/VCM (Value Chain Management) , Absatz/CRM (Customer Relationship Management) , Management-Informationssystem/MIS und Dokumentenarchivierung. Besonders wichtig war den Verantwortlichen, dass die künftigen User sich zuvor intensiv mit der neuen ERPSoftware vertraut machen – schließlich war das vorherige System einige Jahre zum Einsatz gekommen. Entsprechende Änderungen und die Projektziele wurden daher intensiv kommuniziert. Die Basis hierfür bildete ein genauer Projektplan. Dieser ermöglichte es, die Implementierungen in enger Zusammenarbeit mit SOU dergestalt zu managen, dass es im normalen Tagesgeschäft zu keinerlei Verzögerungen in den gewohnten Abläufen kam. Aufgrund der vorangegangenen intensiven Auseinandersetzung mit der Materie war es hierbei beispielsweise nicht mehr notwendig, die Prozesse zunächst nochmals komplett zu analysieren. Auf diese Weise konnten ein zügiger Einstieg wie auch eine schnelle Datenübernahme in sou·matrixx gelingen. Der kaufmännische Teil ließ sich aufgrund seiner durchweg standardisierten Prozesse innerhalb kürzester Zeit einführen. Durch die Nutzung unterschiedlicher Einzelsysteme bestanden zuvor relativ heterogene Prozesse in den Bereichen Fertigung und Logistik – sie wurden mittels der neuen ERP-Lösung logistisch modifiziert und dadurch deutlich homogener gestaltet. So konnte ein durchgängiger Workflow im Unternehmen initialisiert werden.

Verbesserter Zugriff – komfortable Handhabung
Der termingerechte Echtstart erfolgte punktgenau Anfang Januar 2010 mit 97 Prozent des Gesamtsystems und unter Einhaltung des vereinbarten Budgetrahmens – dank der guten Vorbereitung mit den entsprechenden Modifikationen sowie der verschiedenen Teststellungen. Im Anschluss waren lediglich noch Anforderungen, die sich im Echtbetrieb herauskristallisierten, sowie diverse Berichts- oder Formulardateien nachzubearbeiten. Insbesondere in der Fertigung, die bei medizinischen Produkten hohe Ansprüche an ein ERP-System stellt, bewies es sich, dass mit sou·matrixx die richtige Wahl getroffen wurde: Schon im Standard erfüllt die Software die entsprechenden Anforderungen, alle Vorgänge ließen sich bereits am ersten Tag zügig abwickeln, so dass es keinen Stillstand in der Produktion gab.

In der Folge wurde aufgrund der durchgängigen Automatisierung eine deutliche Optimierung im Ablauf der Prozesse erzielt. Beispielsweise sind für die aus allen Abteilungen kommenden insgesamt 50 User am Unternehmensstandort in Meckenheim die Prozesse im Tagesgeschäft deutlich schneller geworden, etwa durch verbesserte Möglichkeiten im Zugriff auf die im System vorgehaltenen Informationen oder deren minutengenaue Verfolgung. Den Entscheidern stehen zahlreiche Auswertungen und Statistiken zur Verfügung, um das Unternehmen optimal zu steuern. Auch in der Lagerverwaltung geht es mit sou·matrixx erheblich effizienter zu. So ist unter anderem in der speditionellen Abwicklung bei der Übertragung der Daten an die Transportpartner eine spürbare Frachtoptimierung zu verzeichnen: Innerhalb der Versandprozesse bewirkt die Nutzung von mobilen Datenerfassungsgeräten heute ein erhebliches zeitliches Einsparpotenzial. Da sämtliche Prozesse jetzt vollständig integriert auf sou·matrixx laufen, sind aufreibende Schnittstellen-Problematiken früherer Zeiten vom Tisch. Die grafische Oberfläche macht das Arbeiten mit der Lösung wesentlich leichter und komfortabler. Auch lassen sich Masken bedarfsgerecht an die individuellen Bedürfnisse der User anpassen. Nach Aussagen der Anwender ist der tägliche Umgang mit dem ERP-System absolut intuitiv möglich – so sehr, dass sich sogar Auszubildende oder neue Mitarbeiter schon nach kurzer Zeit mit allen Modulen zurechtfinden.

Positives Resümee mit Blick nach vorne
Genauso wie Dr. Hobein (Nachf.) seine Kunden mit stets sorgfältig entwickelten Produkten für eine optimale Hautpflege versorgt, hatte das verantwortliche IT-Team auch genau überlegt, welche ERPLösung am besten zum Unternehmen passt. SOU war hier die richtige Wahl, wie die Projektverantwortlichen unisono bestätigen: Die Zusammenarbeit hat sich von Beginn an positiv gestaltet, vorab definierte Zeit- und Kostenpläne wurden punktgenau eingehalten und es ist eine durchgehend homogene IT-Landschaft mit einem konstanten Workflow entstanden. Aufgrund der positiven Erfahrungen stehen bereits nächste Projekte an, darunter zum Beispiel die Integration der Archivierungssoftware. Zudem soll der 18 Mitarbeiter umfassende Außendienst künftig direkt auf das System zugreifen können, so dass sie dadurch vor Ort einen aktuellen Überblick über Verkäufe und Verbräuche erhalten; interessant ist in diesem Zusammenhang vor allem auch das auf Google Maps basierende Tourenplanungstool, das SOU im Oktober 2010 vorgestellt hat und über das sich unter anderem Besuche bereits von unterwegs aus im CRM-System dokumentieren lassen.