25 Jahre SOU

Bis ins Jahr 1949 reicht die Geschichte von Betten Braun in Flein bei Heilbronn zurück – aus der kleinen Bettwäschefabrik im heimischen Bauernhaus ist ein heute in der Region und auch darüber hinaus bekanntes Unternehmen geworden, dessen Portfolio alles rund ums Schlafen und Wohnen sowie Badtextilien und -Accessoires umfasst und das zudem eine eigene Produktion für Bett- und Tischwäsche sowie Bettdecken unter dem eingetragenen Warenzeichen Dreiklang unterhält. Softwareseitig vertraut Betten Braun seit 2010 auf sou·matrixx, um seine Geschäftsprozesse als Produzent wie auch als Händler optimal zu managen.

Über viele Jahre kam bei Betten Braun für die Prozesse in der Warenwirtschaft eine IBM-basierte Individuallösung zum Einsatz, die ein externer Programmierer kontinuierlich weiterentwickelt und ausgebaut hat, je nach Bedarf oder neuen Anforderungen. Schon 2006 aber war abzusehen, dass diese immer wieder umkonfigurierte Software über kurz oder lang an ihre Grenzen stoßen würde, wie sich Geschäftsführer Lutz Braun erinnert: „Unsere Individuallösung konnte einfach nicht mehr Schritt halten mit den steigenden Bedürfnissen und es war klar, dass wir ein deutlich fortschrittlicheres System einführen müssen, um vor allem in der Warenwirtschaft signifikante Verbesserungen zu erzielen.“ Mit Unterstützung des bisherigen Programmierers und des hauseigenen IT-Verantwortlichen wurde daher ein Pflichtenheft erstellt als Basis der Ausschreibung für ein leistungsstarkes Standard-ERP (Enterprise Resource Planning)-System. Zwei Besonderheiten galt es vor allem für den späteren Softwarepartner zu beachten: Zum einen fungiert Betten Braun gleichzeitig als Händler und Produzent, beides sollte die künftige Lösung entsprechend abbilden. Zum anderen bietet das Unternehmen seinen Kunden mit dem von Firmengründer Herbert Braun ins Leben gerufenen Ansparkaufvertrag einen ganz speziellen Service zur verzinsten Vorfinanzierung späterer Käufe, der auf die alte Tradition der Aussteuer zurückgeht. Dies galt es ebenfalls abzusichern. Das neue IT-System sollte außerdem zukunftsweisend und plattformunabhängig sein, aber auch die IBM-Welt unterstützen, erläutert Lutz Braun: „Wir waren und sind sehr zufrieden damit, wie stabil der Server lief, daher war dies durchaus ein K.o.-Punkt für die neue ERP-Lösung. Trotzdem aber sollte der Weg auf andere Plattformen natürlich nicht verbaut werden.“

Nach der Ausschreibung Ende 2008 startete umgehend die Suche; vier Anbieter kamen schließlich in die engere Auswahl, die ihre Produkte vor Ort präsentiert haben. „Wir haben die einzelnen Angebote genau unter die Lupe genommen, um herauszufinden, welches System – so ähnlich sie sich auch funktionsseitig sein mögen – für unsere Bedürfnisse geeignet und nicht ‚überdimensioniert‘ ist und auch wo wir die besten Chancen dafür sahen, dass individuelle Prozesse wie das Modul Ansparkaufvertrag professionell abgebildet werden können“, so Geschäftsführer Braun. Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten der Schwetzinger SOU Systemhaus GmbH & Co. KG im Sommer 2009 waren nicht zuletzt die Modularität und Skalierbarkeit der eigenentwickelten und funktional hochmodernen ERP-Lösung sou·matrixx, die es ermöglicht, alle gewünschten Funktionalitäten passgenau zusammenzustellen und gleichzeitig firmeninterne Prozesse individuell umzusetzen. Das Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugte ebenso wie die Anwenderfreundlichkeit aufgrund der intuitiven Bedienbarkeit, die ein schnelles und effizientes Arbeiten garantiert.

sou·matrixx gehört mit der Ausrichtung auf mittelständische Anforderungen und speziell darauf zugeschnittenen Funktionalitäten zu den modernsten und leistungsfähigsten ERP-Lösungen am Markt und lässt sich aufgrund der durchgängigen Flexibilität für unterschiedliche Branchen konfigurieren. Dabei verfügt die Lösung über einen hohen funktionalen Abdeckungsgrad aller Unternehmensbereiche wie Beschaffung, Fertigung, Absatz, Marketing, Buchhaltung, Verwaltung sowie Lohn- und Zeitwirtschaft und gewährleistet zudem die grafische und transparente Darstellung von Unternehmenszahlen via Management-Cockpit. Hinzu kommen Aspekte wie hohe Skalierbarkeit, Mehrmandanten- und Mehrsprachenfähigkeit, vielfältige Standardschnittstellen zu internen und externen Datenquellen sowie nicht zuletzt aufgrund der internetkompatiblen Architektur die Möglichkeit zur weltweiten Kommunikation.

Ein engagiertes Projekt …
Direkt im Anschluss an die Vertragsunterschriften starteten die Vorbereitungen für die Einführung, um den anvisierten Echtstart am 1. April 2010 zu gewährleisten. Hierfür erhielten die Mitarbeiter intensive Schulungen in den teilweise komplett neuen Funktionalitäten und auch Zugriffsmodularitäten, denn die bisher eingesetzte Individuallösung war noch terminalbasiert ausgerichtet. Der Datentransfer aus dem Altsystem wurde über Tools automatisch in sou·matrixx durchgeführt; die Überprüfung und Aktualisierung der übernommenen Daten haben die Mitarbeiter von Betten Braun übernommen. Das Unternehmen hatte sich dazu entschieden, alle Module von sou·matrixx für Beschaffung, Fertigung und Absatz einzuführen – sie wurden sukzessive mit ihren Funktionalitäten implementiert, ebenso das Rechnungswesen. Da Betten Braun sowohl im Einzelhandel als auch als Eigenfertiger tätig ist, war es notwendig, speziell für den Bereich Einzelhandel das Standardmodul Kasse zu installieren, das sämtliche Funktionalitäten einer modernen Kasse beinhaltet. Ein weiteres wichtiges, strategisches Werkzeug ist das Modul Ansparvertrag, das Betten Braun konzipiert hat und von SOU realisiert wurde.

… für mehr Effizienz, Flexibilität und Transparenz
Pünktlich zum Echtstart am 1. April 2010 waren alle entscheidenden Funktionalitäten verfügbar und gewährleisteten eine effiziente Nutzung von sou·matrixx. „Ein enormer Fortschritt, der bewältigt wurde, war es, den gewaltigen Sprung von über die Jahre zusammengewürfelten Prozessen hin zu einem Neuanfang mit einem technologisch topaktuellen Komplettsystem zu vollziehen. Das hat selbstverständlich im Tagesgeschäft die eine oder andere Frage aufgeworfen, etwa als bei der Inventur 2011 erstmals Scanner zum Einsatz kamen, aber dafür stand und steht uns der SOU-Support stets mit seinem Know-how zur Seite“, kommentiert Lutz Braun.

Heute greifen auf sou·matrixx nahezu alle 60 Mitarbeiter von Betten Braun zu, darunter die Geschäftsführung und der Produktionsleiter sowie die Mitarbeiter in der Verwaltung, im Verkauf und Versand, im Wareneingang und im Lager. Am intensivsten genutzt wird dabei das Management- und Anwendungscockpit: Hier stehen auf einen Blick die jeweiligen Prozesse sowie sämtliche Kunden- und Auftragsdaten übersichtlich und durchgängig zur Verfügung, da sie nicht an mehreren Stellen gepflegt werden müssen. Die entsprechenden Masken lassen sich flexibel anpassen. Im Tagesgeschäft sind darüber hinaus die Funktionen zur Auftragserfassung, für einen effizienten Einkauf und das Produktionsmodul von großer Bedeutung. So lassen sich viele Prozesse deutlich schneller, effizienter und auch transparenter abwickeln. Geschäftsführer Lutz Braun profitiert vor allem von der Möglichkeit, mithilfe der Lösung Berichte, Statistiken und Auswertungen erstellen zu können.

Neuanfang geglückt – und viel Potenzial für die Zukunft
„Natürlich ist ein Neuanfang, wie wir ihn mit der Einführung von sou·matrixx gemacht haben, kein leichtes Unterfangen. Aber gemeinsam mit dem engagierten und kompetenten SOU-Team haben wir erfolgreich den Umstieg geschafft weg von einer individuell programmierten Software mit ihren Entwicklungskosten und der Unsicherheit, wie lange wir überhaupt noch damit arbeiten können, und hin zu einer zukunftssicheren, technologisch ausgereiften IT-Umgebung. Sie erfüllt auch unsere besonderen Anforderungen, bietet uns im Tagesgeschäft genauso wie langfristig zahlreiche Möglichkeiten und kann sukzessive mit uns wachsen“, lautet das zufriedene Resümee von Lutz Braun. Einige neue Module stehen bereits in den Startlöchern. So laufen aktuell zum Beispiel Projekte im Bereich Deckungsbeitragsrechnung, perspektivisch ist zudem geplant, 2013 das Dokumenten-Management-System einzuführen.