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(Stets) im Einklang mit den Vorschriften

Compliance hält die Unternehmen auf Trab, das gilt insbesondere für die Vorschriften und Richtlinien des Gesetzgebers. Weil Normen sich ändern, unterliegen auch die Anwender von ERP-Lösungen dieser Dynamik. Ein aktuelles Beispiel bieten maschinenlesbare Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden.

Schon im letzten Jahr war die Übergangsfrist zur Überführung der EU-Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht ausgelaufen. Hintergrund ist die in den EU-Mitgliedstaaten angestrebte Harmonisierung der elektronischen und damit Medienbruchfreien Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.

Die Vorschrift soll den Weg bereiten für das Erstellen, Übertragen und die Verarbeitung maschinenlesbarer Fakturen zwischen Unternehmen und Behörden. Gefordert ist jeweils das sogenannte X-Rechnung-Format, das alle notwenigen Informationen als strukturierte Daten in einem definierten ML-Datensatz enthält; grundsätzlich sind Abweichungen erlaubt, soweit der Datenaustauschstandard der EU-Richtlinie entspricht.

In Deutschland ist die entsprechende „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes“ (E-Rech-VO) dann zum 27. November 2018 in Kraft getreten. Die sich daraus ergebenden Verpflichtungen wirken schrittweise. So müssen heute schon die obersten Bundesbehörden die E-Rechnungen akzeptieren, zum 27. November 2019 erstreckt sich die Verpflichtung auf alle anderen Behörden des Bundes, es folgen die Landes- und Kommunalbehörden ab April 2020.

Die Fristsetzung für die Unternehmen fällt etwas komfortabler aus, Verbindlich müssen sie erst ab November 2020 ihr Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch übermitteln.

Zudem gibt es Ausnahmen wie etwa Bagatellgrenzen. Wer Geschäfte mit der öffentlichen Verwaltung macht oder dies vorhat, sollte frühzeitig dafür Sorge tragen, dass sein ERP-System auf den vorgeschriebenen Datenstandard zum Rechnungsaustausch vorbereitet ist. Anwender von sou.matrixx können dem Ablauf der Fristen entspannt entgegensehen.

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